Quy trình huấn luyện tại nơi làm việc chỉ với 7 bước đơn giản

Làm sao để xây dựng được một chuỗi quy trình huấn luyện tại nơi làm việc dành cho nhân viên để giúp họ phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả hơn? Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tự xây dựng một quy trình huấn luyện chuẩn, bạn sẽ cảm thấy mọi thứ thật mơ hồ và khá khó khăn. Trong trường hợp đó, bạn có thể hình dung quá trình huấn luyện tại nơi làm việc của mình có thể sẽ phải bao gồm 7 bước như sau:

Bước 1: Người đào tạo cần thiết lập được mối quan hệ thân mật với đội ngũ nhân viên

Phần lớn trong bất kỳ doanh nghiệp nào thì rào cản giữa nhà quản lý và nhân viên thường khá lớn. Do đó, việc đặt họ vào những quy trình huấn luyện tại nơi làm việc do chính bạn xây dựng có thể sẽ khiến chúng không đạt được hiệu quả như mong đợi do nhân viên của bạn chưa thực sự cảm thấy thoải mái để tiếp nhận kiến thức một cách đa chiều hơn mà thường chỉ tuân thủ theo những gì được hướng dẫn. 

Do đó, người huấn luyện trong doanh nghiệp thường phải tạo lập được mối quan hệ thoải mái với những nhân viên tham gia trước đó hoặc sẽ là các chuyên gia huấn luyện doanh nghiệp được thuê từ ngoài vào nhằm đảm bảo tính công bằng và qua lại giữa người huấn luyện và người tham gia, mới đảm bảo được kết quả thực sự được cải thiện như mong đợi

Bước 2: Mục tiêu và lý do huấn luyện là gì?

Trước khi tiến hành quy trình huấn luyện tại nơi làm việc cho nhân viên, nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu và lý do huấn luyện, đồng thời phải phổ biến cụ thể chúng với đội ngũ nhân viên để họ hiểu và chuyên tâm trong quá trình huấn luyện.

Đừng đưa ra các lý do từ các đánh giá mang tính chất tiêu cực như: vì doanh số bán hàng gần đây quá kém, hay vì các bộ phận làm việc không hiệu quả…kể cả khi đó là thực tế. Thay vào đó, bạn có thể đưa ra các lý do như: nâng cao khả năng bán hàng, tối đa hóa kỹ năng và khả năng của nhân viên…Điều này sẽ giúp họ cảm thấy bớt áp lực hơn, dễ dàng tiếp nhận những tư duy mới mẻ và vận dụng chúng tối ưu hơn.

Bước 3: Làm rõ vấn đề và cụ thể hóa hành động

Dù là không nên đề cập thẳng vào vấn đề để tránh gây áp lực cho nhân viên, song nhà quản lý cũng cần giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề tại sao cần phải áp dụng một quy trình huấn luyện tại nơi làm việc cho họ, để từ đó nhân viên sẽ đưa ra những cam kết sau khóa huấn luyện, đồng thời định hình rõ những hành động cần làm để cải thiện vấn đề.

Nhà quản lý có thể giúp nhân viên của mình hiểu rõ vấn đề bằng cách giúp họ hình dung những vấn đề có thể xảy ra nếu vấn đề không được khắc phục sớm. Đồng thời, làm rõ yêu cầu và mục tiêu của huấn luyện để từ đó, yêu cầu nhân viên đưa ra những cam kết hành động cụ thể để giúp họ tự vạch ra hướng đi và những gì cần làm một cách cụ thể.

Bước 4: Khuyến khích sự tham gia để xây dựng nên các giải pháp

Khi đã đồng nhất với nhau về mục tiêu cần đạt, bạn cũng cần kích thích sự động não từ nhân viên để đưa ra các giải pháp hữu ích cần có. Hãy thoải mái với mọi đóng góp và đừng tỏ ra khắt khe hay khó chịu với bất kỳ phát biểu nào từ đội ngũ nhân viên. Bởi mục tiêu cuối cùng của bước này không phải là để chọn ra một phương án cụ thể mà là tối đa hóa số lượng sự lựa chọn, cho phép nhân viên được đưa ra ý kiến của mình, cũng như những lợi ích hoặc hạn chế mà lựa chọn đó có thể gặp phải.

Bước 5: Khuyến khích tự cam kết

Không thúc ép, không bắt buộc – Đó mới là giá trị cốt lõi của quy trình huấn luyện tại nơi làm việc mà bạn cần đạt. Do đó, thay vì có những hành động mang tính chất cưỡng ép nhân viên, bạn nên giúp nhân viên chọn ra phương pháp hiệu quả, đồng thời đưa ra những câu hỏi để nhân viên tự cam kết về những việc cần làm và thời gian hoàn thành các nhiệm vụ hay mục tiêu.

Đừng quyết định thay họ mà thay vào đó là thúc đẩy, hỗ trợ và khen ngợi nhằm giúp họ xây dựng định hướng và tự giác hoàn thiện công việc tốt hơn.

Bước 6: Ghi nhận những lời bào chữa

Những cuộc họp xoay quanh bất kỳ vấn đề nào cũng thường sẽ đi kèm với những lời bào chữa từ nhân viên. Tuy nhiên, dưới vai trò của nhà quản lý, bạn cần hiểu rằng mọi góp ý và đánh giá đều mang tính chất công việc hơn là đả kích cá nhân. Do đó, việc kiểm soát cảm xúc để tránh khiến tinh hình trở nên căng thẳng và tôn trọng nhân viên để họ tự nhìn nhận vấn đề và sửa chữa sẽ rất quan trọng trong giai đoạn này.

Bước 7: Phản hồi thường xuyên

Cuối cùng, nhằm đánh giá mức độ hiệu quả của những thay đổi, thì quy trình phản hồi sẽ là một bước vô cùng quan trọng và cần thiết nhằm thể hiện tính hai chiều giữa nhân viên và cấp trên, cũng như sự quan tâm đến công việc của họ. 

Khi đưa ra phản hồi cần lưu ý thông tin phản hồi nên:

• Kịp thời: Liên tục phản hồi và đúng lúc sẽ giúp nhân viên của bạn kiểm soát tình hình tốt hơn, từ đó có những thay đổi hoặc phát huy chuẩn xác.
• Cụ thể: Những câu như “Anh/chị đã làm rất tốt” hay “Ý tưởng này cũng hay đó” là quá mơ hồ và không cung cấp cho đủ cái nhìn sâu sắc về những hành động mà nhà quản lý cần nhân viên phát huy hay hạn chế. Thay vào đó, bạn có thể cụ thể hóa vấn đề bằng con số hoặc một viễn cảnh cụ thể để giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề hơn.\
• Tập trung vào quá trình, đừng tập trung vào kết quả: Tránh đưa ra những ý kiến phản hồi có vẻ như là một phán quyết. Việc sử dụng các cụm như: “Tôi nghĩ là…”, “tôi thấy….” và sau đó đề cập đến hành vi sẽ là tốt hơn để nhân viên có thể linh hoạt ứng biến ngay. Tập trung điều chỉnh hành vi chứ không phải con người. Mô tả chứ không áp đặt.
• Có thái độ điềm tĩnh, chân thành, sử dụng một giọng điệu rõ ràng: Tránh thái độ giận dữ, thất vọng, cao giọng hay nó với giọng điệu mỉa mai.
  

Dù với mục tiêu là gì thì một quy trình huấn luyện tại nơi làm việc cũng cần được cụ thể hóa và đồng nhất giữa nhà quản lý và nhân viên mới mang lại những kết quả tích cực hơn cho doanh nghiệp. Chỉ áp dụng 7 bước xây dựng quy trình huấn luyện ở trên có thể là chưa đủ nếu bạn không biết cách điều tiết cảm xúc và lối ứng xử nhằm rút ngắn khoảng cách giữa quản lý và nhân viên.

Nếu việc này là quá khó khăn với bạn hoặc bạn không quen với việc phải tiết chế cảm xúc cá nhân trong suốt quá trình huấn luyện, cách tốt nhất là hãy để cho các chuyên gia huấn luyện doanh nghiệp làm việc đó. Đây cũng là một giải pháp hay giúp bạn vừa tiết kiệm được thời gian, nhưng cũng đồng thời đảm báo tính hiệu quả cho quy trình huấn luyện tại nơi làm việc.

Mọi thông tin hoặc yêu cầu huấn luyện doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với B Coaching tại:

LẦU 4,159 PHAN XÍCH LONG, PHƯỜNG 7, QUẬN PHÚ NHUẬN, TPHCM  

HOTLINE: 0888 229 022  

EMAIL: SUPPORT@BCOACHING.VN