KPI – tiếng anh là Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Có những sai lầm nào trong việc đặt KPI mà nhà quản lý cần phải biết, khám phá ngay bức thư ở bên dưới.
Mục lục
Thư gởi Mr. Manager
Dear Mr. Manager,
Trước cửa thiên đường, thánh Peter niềm nở đón chào cùng lúc 2 vị khách: một linh mục lớn tuổi và một tài xế taxi. Nếu như vị linh mục đi về Nước Trời một cách tự nhiên sau thời gian dài phụng sự giáo dân thì tay tài xế đến bằng con đường “sinh nghề tử nghiệp”.
Theo thông lệ, sau khi xem xét sổ sách Thánh Peter sẽ tặng quà tùy theo công trạng. Vốn điềm tĩnh nhưng vị linh mục không giấu được vẻ giận dữ khi nhìn thấy tay tài xế nhận quà nhiều gấp bội mình. Ngài than phiền với Thánh Peter “Con nghĩ rằng Thánh có một nhầm lẫn không hề nhẹ. Chẳng lẽ đóng góp của con không bằng tay tài xế kia sao?”
Thánh Peter cười méo xệch, như cụ Nguyễn Du mô tả, mặt dàu dàu như ngọn cỏ héo ven đường, đáp lời “Con ạ, KPI của ta đánh giá số lần cầu Chúa. Trong buổi lễ của con, thỉnh thoảng vẫn có con chiên ngủ gục. Trong khi ấy, khi bước lên xe của tay tài xế trời đánh kia, người ta luôn miệng “Lạy chúa tôi” suốt cả đoạn đường! Ta lỡ đặt KPI như thế rồi con à.”
Mr Manager, hẳn chắc bạn đã từng đau đầu khi KPI thay vì giúp nâng cao hiệu quả lại biến thành cuộc “chạy” KPI để xét lương thưởng, thay vì nâng cao động lực lại trở thành gánh nặng. Tiên trách kỷ, hậu trách nhân, chẳng qua bạn không nắm vững cách thức chọn lựa KPI phù hợp mà thôi.
3 nguyên nhân dẫn đến sai lầm khi thiết lập KPI
Lỗi lầm thì nhiều nhưng phần lớn nằm ở 3 nguyên nhân chính khi thiết lập KPI như sau:
- KPI nhưng không phải là “key” (chủ chốt). Tựa như người mù xem voi. Cứ khăng khăng cái chân và cái vòi là đủ một con voi. Chọn KPI – không dựa vào hoạt động tạo ra giá trị.
- Quên quan hệ nhân quả. Thiết lập KPI dựa vào kết quả mong muốn đạt được nhưng quên rằng có rất nhiều lời ngụy biện “cứu cánh biện minh cho phương tiện”. Như câu chuyện ở trên, cùng kết quả cầu chúa nhưng nguyên nhân là khác nhau. Không biết cân bằng giữa lagging và leading indicators – chỉ số nguyên nhân và chỉ số kết quả.
- “Ở đây sương khói mờ nhân ảnh”. Target không rõ ràng, quá cao, khó đo lường. Quên một trong những nguyên tắc cơ bản nhất trong quản trị là những gì không đo lường được thì không quản lý được.
Các nguyên tắc cơ bản khi thiết lập KPI
Mr Manager, bạn có thể áp dụng vài nguyên tắc như sau khi thiết lập KPI:
- Phân tích chuỗi giá trị (Value Flow Ananlysis). Phân tích các hoạt động tạo giá trị qua chuỗi: Đầu Vào (Input) –> Quá trình (Process) -> Đầu ra (Output) -> Kết quả (Outcomes). Lựa chọn các KPI đóng góp quan trọng trong việc tạo ra giá trị. Liệt kê các KPI và chọn lựa thông qua câu hỏi “Hoạt động này tạo ra giá trị gì, có đủ lớn không?” So sánh và quyết định chọn lựa.
- Cân bằng KPI dựa vào Balanced Scorecard (BSC – Thẻ điểm cân bằng). Thông thường các công ty xây dựng hệ thống quản lý và kiểm soát chủ yếu dựa trên mục tiêu tài chính. Tuy nhiên chỉ số tài chính chỉ là kết quả của những hoạt động khác. Khi chỉ chăm chăm đến kết quả ta không chú ý đến con đường. Thiết lập KPI dựa vào các chỉ tiêu tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi & phát triển góp phần cân bằng nhân quả.
- Định nghĩa rõ ràng kết quả mong muốn đạt được (expected outcomes) là gì, thông số, dữ liệu được đo lường như thế nào, ghi nhận ra sao. Càng minh bạch càng tốt như trong Đoạn Trường Tân Thanh “trở về minh bạch nói tường”.
Chúc KPI của bạn thực sự là chìa khóa mở lối thành công!
>>>Đọc thêm: Thực hiện công việc hiệu quả
Mr Coach
Lâm Bình Bảo
#lbb #mrcoach #kpi #thugoimrmanager
